Fungsi Surat Tugas dan Penjelasannya

Diposting pada

Kegunaan Surat Tugas

Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan kepada seseorang untuk melakukan kegiatan tertentu, oleh karenanya keberadaan surat ini biasanya dari atasan kepada bawahan atau karyawannya. Sehingga bisa dikatakan bahwa keberfungsian penggunaan surat tugas adalah hal yang umum dan sering kita temukan dalam dunia kerja. Misalnya pada instansi pemerintahan, perusahaan, organisasi, lembaga, dan lain sebagainya.

Bahkan pada saat melakukan riset dalam mempergunakan jenis metode penelitian tertentu dalam skripsi, thesis, ataupun desertasi kerapkali diperlukan surat tugas.

Surat Tugas

Surat tugas adalah bagian naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat atau pegawai lain yang mendapatkan tugas. Surat tugas ini memuat apa yang harus dilakukan. Surat tugas digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kedinasan dalam jangka waktu tertentu, seperti perjalanan dinas dalam negeri.

Surat tugas berfungsi sebagai media media yang paling tepat untuk memberitahukan tugas tersebut. Salah satu contoh surat tugas misalnya perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang. Dalam hal ini, kantor pusat dapat menugaskan pegawai untuk terjun ke kantor cabang untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu.

Ciri-ciri yang membedakan surat tugas dengan jenis surat lainnya, yaitu:

  1. Di dalam surat tugas wajib dijelaskan tentang adanya penugasan dari pimpinan pada seorang pegawai atau staf guna pekerjaan tertentu.
  2. Surat tugas menggunakan bahasa yang baku atau resmi, dimana isinya dibuat dengan singkat, padat, serta jelas.
  3. Surat tugas wajib dilengkapi dengan kop surat, judul surat, nomor surat, isi surat, tanggal, nama serta tanda tangan pejabat pemberi tugas, nama serta tanda tangan penerima tugas.
  4. Surat tugas wajib ditambahkan dengan stempel instansi yang bersangkutan.

Fungsi Surat Tugas

Surat tugas memiliki beberapa fungsi diantaranya yaitu:

  1. Keterangan bagi karyawan/pegawai dalam melakukan perjalanan dinas

Surat tugas bisa berfungsi sebagai keterangan bagi seorang karyawan/pegawai saat mendapatkan amanah untuk melakukan perjalanan dinas maupun menjalankan keperluan perusahaan yang diwakilkannya.

  1. Bukti keabsahan tugas yang diberikan kepada karyawan/pegawai

Surat tugas berfungsi sebagai bukti keabsahan bahwa kryawan/pegawai tersebut memang benar diutus oleh instansi/perusahaan tertentu.

  1. Dokumen pengesahan formal bagi pengemban tugas

Surat tugas bisa berfungsi sebagai dokumentasi pengesahan formal bagi seseorang yang mengemban tugas terhadap tugas yang harus dijalankan.

  1. Mempermudah tugas pejabat pelaksana

Surat tugas dapat berfungsi untuk memudahkan tugas karyawan/pegawai pelaksana tugas dalam berhubungan dengan instansi atau lembaga yang berkaitan dengan tugasnya tersebut.

Fungsi Lainnya

Secara umum, selain surat tugas ada beberapa alasan menulis surat yang bersifat resmi atau formal menjadi hal yang penting. Yaitu untuk memenuhi fungsi-fungsi berikut ini:

  1. Surat permintaan

Sering digunakan oleh penulis profesional, surat permintaan menguraikan secara singkat titik buku dan digunakan untuk mengukur minat editor, agen, atau penerbit pada naskah.

  1. Lembar sampul untuk review buku

Saat mengirim buku mendatang untuk ditinjau, sebaiknya sertakan sampul serta “lembar penjualan” yang merinci spesifik buku sehingga staf peninjau dapat melihat secara sekilas tentang apa buku itu, kapan buku itu akan berada di penjualan, dan lain-lain.

  1. Rujukan profesional

Apakah kita merujuk seseorang ke editor yang pernah bekerja sama dengan kita atau menyarankan layanan pengacara, akuntan, atau profesional lain, perkenalan formal sering kali paling baik dilakukan dengan surat.

  1. Surat pengantar

Mirip dengan rujukan profesional, surat pengantar membuat kesan pertama, sehingga kita harus membuatnya bagus. Mungkin kita dapat memperkenalkan diri kepada seseorang yang ingin kita ajak bekerja sama, atau mungkin kita memperkenalkan orang yang menurut kita akan menjadi mitra hebat dalam suatu usaha. Surat pengantar dengan cepat menyatakan alasan dan menguraikan latar belakang seseorang yang relevan.

  1. Surat rekomendasi

Surat rekomendasi dibuat untuk merekomendasikan seseorang, misalnya ketika akan melamar pekerjaan, beasiswa pascasarjana, dan lain-lain. Apa pun alasan kita menulisnya, surat rekomendasi yang terlihat profesional membuat perbedaan.

Itulah tadi artikel yang bisa kami uraikan pada semua pembaca berkenaan dengan ragam fungsi yang dimiliki oleh surat tugas beserta penjelasan lengkapnya. Semoga memberi pemahaman bagi kalian yang sedang membutuhkan bahan bacaan.

Gambar Gravatar
Saya mencintai dan suka menulis terkait pendidikan dan penelitian. Semoga tulisan saya ini bisa bermanfaat untuk kalian yang membutuhkannya.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *