Pengertian Surat Tugas, Macam, Fungsi, Tujuan, dan Cara Membuatnya

Sebelum munculnya teknologi modern yang membuat komunikasi begitu mudah, pada dasarnya seni menulis surat dianggap sebagai persyaratan penting. Bahkan hari ini ketika teknologi komunikasi telah berkembang pesat, surat masih menjadi salah satu sarana komunikasi, terutama yang berkaitan dengan kegiatan yang sifatnya resmi seperti dalam melaporkan hasil penelitian. Adapun salah satu bentuk surat resmi adalah surat tugas.

Yang pasti, surat tugas digunakan sebagai penjelasan serta penegasan atas yang mewakili jika pihak pertama tidak bisa hadir atau berhalangan atas suatu hal, sehingga pihak pertama memberikan amanah atau madat kepada pihak kedua yang dia tunjuk untuk mewakilinya.

Surat Tugas

Surat penugasan merupakan pesan tertulis yang dapat ditulis tangan atau dicetak di atas kertas. Pembuatan surat ini biasanya dikirim ke penerima melalui surat atau pos dalam amplop, meskipun hal tersebut persyaratan mutlak. Alasannya karena pesan apa pun yang ditransfer melalui pos adalah surat, lantaran ada percakapan tertulis antara dua pihak.

Bahkan pada era sekarang setelah E-mail dan teks serta bentuk-bentuk lainnya telah menjadi norma untuk komunikasi, seni menulis surat telah mengambil kursi belakang. Namun, bahkan hari ini masih banyak komunikasi kita, terutama yang formal, dilakukan melalui surat.

Pengertian Surat Tugas

Surat tugas adalah jenis surat resmi yang senantisa dibuat dan dikeluarkan oleh seorang pejabat yang berwenang di instansi atau lembaga tertentu yang isinya memberikan penugasan kepada seorang pegawai/staff untuk melakukan suatu pekerjaan.

Pengertian Surat Tugas Menurut Para Ahli

Adapun definisi surat tugas menuurt para ahli, antara lain:

1. Dictionary of International Trade, Surat penugasan (letter of assignment) adalah dokumen yang digunakan oleh pemberi tugas untuk memberikan hak kepada pihak ketiga.
2. Wikiapbn, Surat Tugas atau ST ialah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat atau pegawai lain yang diberi tugas yang memuat apa yang harus dilakukan. Surat tugas digunakan untuk melaksanakan kegiatan kedinasan dalam jangka waktu tertentu, seperti perjalanan dinas dalam negeri.

Ciri Surat Tugas

Surat tugas memiliki beberapa karakteristik, antara lain:

1. Di dalam surat tugas harus dijelaskan tentang adanya penugasan dari pimpinan kepada seorang pegawai/ staf untuk pekerjaan tertentu
2. Surat tugas menggunakan bahasa yang baku atau resmi, dimana isinya dibuat dengan singkat, padat, dan jelas
3. Di dalam surat tugas harus dilengkapi dengan kop surat, judul surat, nomor surat, isi surat, tanggal, nama dan tanda tangan pejabat pemberi tugas, nama dan tanda tangan penerima tugas
4. Surat tugas harus dibubuhi dengan stempel instansi yang bersangkutan

Macam Surat Tugas

Terdapat bermacam-macam surat tugas sesuai dengan keperluasn dari seseorang atau instansi yang bersangkutan. Berikut ini beberapa contoh surat tugas, baik surat tugas dari instansi maupun perorangan, antara lain:

1. Surat Tugas Karyawan
2. Surat Tugas Guru
3. Surat Tugas Guru Pengganti Sementara
4. Surat Tugas Guru Penanggung Jawab Kegiatan
5. Surat Tugas Penanggung Jawab Acara
6. Surat Tugas Mengikuti Bimbingan
7. Surat Tugas Perusahaan
8. Surat Tugas Organisasi
9. Surat Tugas Mengikuti Workshop
10. Surat Tugas Kepada Siswa
11. Surat Tugas Pengawasan
12. Surat Tugas Perjalanan Dinas
13. Surat Tugas Pramuka
14. Surat Tugas Sekolah
15. Surat Tugas Pengambilan Dokumen
16. Surat Tugas Untuk Pengurusan Dokumen
17. Surat Tugas Layanan Jasa

Fungsi Surat Tugas

Surat tugas berfungsi sebagai:

1. Dokumen pengesahan formal bagi pengemban tugas terhadap tugas yang harus dijalankan

Surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak bawahan untuk melaksanakan tugas tertentu dianggap sebagai lembar pengesahan yang formil. Sehingga atas dasar inilah fungsinya memberikan rujukan kepada khalayak umum.

2. Surat untuk membantu mempermudah tugas pejabat pelaksana tugas dalam berhubungan dengan instansi atau lembaga yang berhubungan dengan tugasnya tersebut

Proses mempemudah dalam fungsi surat tugas tentusaja berkaitan dengan kepentingan yang ada di insitusi atau lembaga yang dituju. Sehingga melalui peran inilah tak lain untuk mendeskripsikan betapa pentingnya surat yang dibuat.

Tujuan Surat Tugas

Adapun untuk beberapa tujuan pembuatan surat tugas. Antara lain;

1. Bukti Legal di Mata Hukum

Tujuan surat tugas tak lain ialah sebagai salah satu bukti legal atas penugasan seorang pejabat atas suatu pekerjaan sesuai dengan isi surat tersebut. Sehingga bukti ini kadangkala memberikan efek positif kepada pihak terkait untuk memberikan persetujuan.

Syarat Penulisan Surat Tugas yang Baik

Karena surat tugas merupakan salah satu bentuk surat fomal, sehingga dalam pernyusunannya harus memperhatikan kaidah yang baik dan benar. Penjelasan ini terkait dengan bahasa, yaitu:

1. Bahasa baku; Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
2. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
3. Efektif dan efisien
4. Bernalar

Disisi lain, untuk penyusunan dan penandatanganan surat tugas dilakukan oleh pejabat yang berwenang berdasarkan pada lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. Tembusan disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.

Dalam menyusun surat tugas, terdapat beberapa hal yang diperhatikan, antara lain:

1. Surat Tugas tidak menggunakan konsiderans.
2. Apabila Surat Tugas berupa tugas kolektif, maka daftar pegawai yang diberi tugas harus dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
3. Surat Tugas ditetapkan oleh atasan pegawai, kecuali jika dikarenakan ada pertimbangan tertentu, pejabat tersebut diberi wewenang tertulis untuk menetapkan Surat Tugas bagi dirinya sendiri.
4. Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah tugas selesai dilaksanakan.

Contoh Surat Tugas

Adapun untuk struktur dan kepenulisan dalam surat tugas, antara lain;

Cara Membuat Surat Tugas

Berikut ini beberapa tips untuk penulisan surat secara umum, yaitu:

1. Identifikasi jenis huruf

Ini adalah langkah pertama dari proses penulisan surat. Anda harus dapat mengidentifikasi jenis surat yang akan Anda tulis. Misalkan Anda menulis surat kepada kepala sekolah untuk meminta cuti, maka ini termasuk surat resmi. Sedangkan jika Anda sedang menulis surat untuk profesor lama Anda setelah sekian lama. Maka ini akan menjadi surat pribadi (informal).

2. Pastikan Anda membuka dan menutup surat dengan benar

Membuka surat dengan cara yang benar sangat penting. Surat formal terbuka dengan struktur dan salam khusus yang sifatnya formal. Surat-surat informal dapat dialamatkan ke nama orang atau salam informal apa pun sesuai keinginan penulis.

Bahkan ketika menutup surat itu, harus diingat jenis surat apa yang sedang ditulis. Surat formal berakhir dengan hormat dan tidak pribadi, sedangkan surat informal dapat berakhir dengan sentuhan yang lebih pribadi.

3. Tetapkan maksud/tujuan utama surat itu

Setelah anda mulai menulis surat tugas haruslah dapat pastikan untuk langsung ke intinya sesegera mungkin. Khususnya dalam surat formal, hal ii penting untuk segera memperjelas tujuan surat tugas tersebut kepada pihak terkait.

4. Hati-hati dalam penggunaan bahasa

Sebuah surat selalu dianggap sopan dan penuh perhatian. Bahkan jika itu adalah surat pengaduan, intinya harus dibuat dengan hati-hati dan sopan. Jadi perlu untuk menggunakan ekspresi sopan dan bahasa Indoneisa yang baik dan benar di semua jenis surat.

5. Panjang surat

Dan faktor penting lainnya yang harus dipertimbangkan adalah panjangnya surat yang Anda tulis. Perlu diingat bahwa surat-surat formal pada umumnya to the point, tepat dan pendek. Surat formal yang panjang cenderung tidak memiliki efek yang diinginkan pada pembaca. Panjang surat informal ditentukan oleh pesan dalam surat dan hubungannya dengan penerima.

Sedangkan secara spesifik, dalam membuat surat tugas, terdapat beberapa bagian yang harus dibuat secara berurutan. Berikut ini urutan cara membuat surat tugas yang baik dan benar, yaitu:

6. Kepala Surat Tugas

Bagian kepala Surat Tugas terdiri atas:

1. Kepala naskah dinas, berisi logo dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital
2. Tulisan Surat Tugas yang diletakkan di bawah kepala dengan huruf kapital, yang diikuti nomor Surat Tugas ditulis secara simetris di bawahnya

7. Batang Tubuh Surat Tugas

Bagian batang tubuh Surat Tugas terdiri atas:

1. Alasan penugasan yang diikuti dengan kata menugasi kepada para pejabat/pegawai yang mendapat tugas (nama, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan). Di bawahnya memuat tugas yang harus dilaksanakan serta jangka waktu pelaksanaan kegiatan;
2. Penutup yang memuat perintah pelaksanaan tugas, menyampaikan laporan, dan bila diperlukan diikuti dengan permintaan bantuan pihak terkait untuk memudahkan pelaksanaan tugas.

8. Kaki Surat Tugas

Bagian kaki surat tugas terdiri atas:

1. Tempat dan tanggal penetapan Surat Tugas
2. Nama jabatan pejabat yang menandatangani Surat Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,)
3. Tanda tangan pejabat yang memberi tugas
4. Nama lengkap pejabat yang menandatangani Surat Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital
5. NIP pejabat yang memberi tugas, kecuali untuk Menteri Keuangan
6. Cap dinas
7. Tembusan (bila diperlukan)

Dari penjelasan yang dikemukakan dapatlah dikatakan bahwa dalam menulis surat, meskipun hanya terdiri dari satu atau dua lembar saja, kita tidak boleh sembarangan dalam membuatnya, terutama untuk surat-surat yang sifatnya resmi atau formal, termasuk surat tugas.

Sehingga baik itu surat pengantar untuk pekerjaan, atau bank yang mengirimi Anda pengingat atau surat penerimaan perguruan tinggi, surat-surat masih merupakan cara komunikasi yang penting. Itulah sebabnya penting bagi kita untuk mengetahui seluk-beluk penulisan surat.

Oleh karena itulah surat tugas dapat diartikan sebagai surat resmi yang wajib digunakan dalam administrasi untuk melimpahkan mandat atau amanah. Surat tugas dapat didefinisikan sebagai surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi yang ditujukan kepada  pihak bawahan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu.

Hal tersebut menunjukkan bahwa ternyata surat tugas bukan hanya dikeluarkan oleh instansi atau lembaga pemerintahan dan swasta, tapi ini bisa juga dibuat oleh organisasi atau individu.

Itulah tadi penjelasan seeta pengulasan yang bisa diberikan kepada segenap pembaca terkait dengan pengertian surat tugas menurut para ahli, ciri, macam, fungsi, tujuan, dan cara menuliskannya. Semoga melalui artikel ini memberikan wawasan dan menambah pengetahuan bagi pembaca sekalian.