Surat penugasan yang dikenal dalam Bahasa Inggris letter of assignment pada dasarnya merupakan bagian daripada dokumentasi yang kerapkali dipergunakan oleh pemberi tugas untuk memberikan hak kepada pihak ketiga yang dinilai akan menjadi perwakilan dalam ajang penyelenggaraan event tertentu.
Tak khayal atas dasar inilah setiap pembuatan surat tugas senantisa terdapat struktur kepenulisannya. Alasannya karena surat tugas termasuk surat resmi.
Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang mempunyai jabatan lebih tinggi yang kemudian ditujukan kepada pihak bawahan baik secara individu atau kelompok untuk melaksanakan suatu tugas tertentu.
Hal ini tentusaja menunjukkan bahwa surat tugas bukan hanya dikeluarkan oleh instansi atau lembaga kepemerintahan dan swasta saja, tapi ini juga dapat dibuat oleh organisasi atau individu.
Bagian Surat Tugas
Struktur yang menjadi bagian surat tugas harus ditulis secara lengkap. Dengan kaidah sebagai berikut;
-
Kepala Surat/Kop Surat
Bagian surat tugas terdiri dari kop surat atau dalam hal ini mencerminkan gambaran pengutus dan pembutan surat tersebut. Hal ini tentusaja memberikan petunjuk bahwa setiap seseorang yang akan menuliskannya haruslah ada lambang atau logo beserta alamat organisasi yang bersangkutan.
-
Judul Surat (SURAT TUGAS)
Judul surat tugas utamanya ditulis sebagai informasi penting terkait bacaan untuk memberikan mandat. Fungsi surat tugas dalam judul ini tak terkecuali memberikan penjelasan kepada pembaca atau penerima secara langsungnya.
-
Nomor Surat
Setiap nomor surat tentusaja berbeda bagi organisasi satu dengan lainnya. Penulisan nomor surat ini juga berkaitan dengan arsip setiap organisasi ataupun insitusi yang diikuti oleh tanggal pembuatan dan kode-kode tertentu yang dituliskan dengan huruf kapital.
-
Identitas Pejabat Pemberi Tugas
Bagian ini bisa dikatakan penting lantaran memberikan petunjuk bahwa setiap organisasi/insitusi memiliki kepala dan ketua yang memberikan mandat. Alasannya karena ada unsur kejelaskan bagi pihak-pihak terkait penerima mandat.
-
Identitas Pegawai/Staff Penerima Tugas
Identitas ini juga meliputi nama, tugas yang diberikan, tanggal lahir, alamat, dan hal-hal lainnya. Kemudian bisanya setiap lembaga yang akan mengadakan acara memastikan dengan KTP (Kartu Tanda Penduduk) yang haruslah sama dengan identitas.
-
Isi surat tugas
Bagian isi dalam surat tugas ini bisanya senantisa menjelaskan tentang pekerjaan yang harus dilakukan oleh penerima tugas, jangka waktu pelaksanaan tugas dan pertanggungjawabannya yang ditentukan dengan tanggal-tanggal tertentu.
-
Keterangan tempat dan waktu pemberian tugas
Keterangan ini memberkan gambaran secara menyeluruh terkait dengan memo di balik dokumen pembuatan surat oenugasan, tetapi sering dapat diformat sebagai surat tugas maka haruslah ada jeda kurun waktu tertentu berlakunya.
-
Kolom tanda tangan pemberi tugas dan penerima tugas
Bagian terakhir daripada bagian-bagian surat tugas ialah kolom tanda tangan. Dimana kolom ini merupapakan pengesahan yang legal di mata hukum. Bisanya pula hanya diperlukan satu saja, yakni pihak yang memiliki wewenang misalnya saja seperti ketua organisasi, kepala dinas, dan lainnya.
Contoh Surat Tugas
Penjelasan terkait dengan struktur bagian dan contoh surat tugas yang bisa dibuat. Misalnya saja;
Dari penjelasan yang dikemukakan, dapatlah dikatakan bahwa surat tugas adalah pesan tertulis yang disampaikan dari satu orang ke orang lain melalui penugasan yang berfungsi sebagai sarana sarana komunikasi dan penyimpanan informasi untuk kepentingan kegiatan tertentu.
Nah, itulah saja artikel yang bisa dikemukakan pada semua pembaca berkenaan dengan bagian-bagian struktur penulisan surat tugas dan contohnya. Semoga bisa memberikan wawasan untuk semua kalangan yang membutuhkannya.
