Pengertian Dokumentasi, Ciri, Jenis, Tujuan, Manfaat, dan Contohnya

Diposting pada
5/5 - (1 vote)

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi bisa dikatakan sebagai seperangkat jenis dokumen yang disediakan di atas kertas atau penyimpangan online yang dipergunakan dalam berbagai kebutuhan. Prihal ini misalnya saja kaset audio atau CD (Compact Disc), dimana para profesional yang di didik dalam bidang ini disebut sebagai dokumentalis. Disisi lainnya, bidang dokumentalis sendiri berubah nama menjadi ilmu informasi pada tahun 1968, tetapi beberapa penggunaan istilah dokumentasi masih ada dan ada upaya untuk memperkenalkan kembali istilah dokumentasi sebagai bidang studi yang relvan pada saat ini.

Contohnya saja dalam laporan penelitian atau arti makalah penelitian. Dimana membuat dokumentasi adalah bukti yang diberikan dalam bentuk catatan akhir, catatan kaki, dan entri dalam bibliografi yang berguna dalam menyampaikan informasi dan ide yang dipinjam dari orang lain. Bukti dokumen tersebut mencakup sumber data primer dan sumber data sekunder.

Dokumentasi

Dokumen menjadi representasi pemikiran yang ditulis ataupun digambar. Adapun kata dokumen berasal dari  bahasa Latin “Documentum” yang artinya pelajaran.

Sehingga secara singkatnya dokumentasi mempunyai arti yang beragam. Lantaran istilah ini dapat dipergunakan pada berbagai hal dalam konteks yang berbeda. Misalnya ada perbedaan besar dalam dokumentasi untuk kasus hukum, studi kasus ilmiah, koleksi seni, dan perangkat lunak komputer dibandingkan dengan dokumentasi dalam mengambil berbagai bentuk bahkan dalam satu konteks saja.

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah serangkaian proses yang dilakukan sistematis dalam melakukan metode pengumpulan data, pencarian, penyelidikan, penggunaan, dan penyediaan dokumen guna mendapatkan informasi, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya pada pengguna.

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Adapun definisi dokumentasi menurut para ahli, antara lain;

  1. Paul Otlet, Definisi dokumentasi ialah kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
  2. Nurhadi Magetsari, dkk, Pengertian dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.
  3. Tung Palan, Dokumentasi adalah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
  4. Federatioon Internationale de Decomentation (FID), Makna dokumentasi adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.

Ciri Dokumentasi

Karakteristik dokumen dalam penelitian terdiri dari dua, yaitu Karakter fisik dan Karakteristik Intelektual atau Batin. Penjelasan lengkapnya adalah sebagai berikut;

Karakteristik Fisik

Yaitu;

  1. Sifat dokumen: Setiap dokumen harus memiliki sifat. Dokumen dapat dalam bentuk apa pun, misalnya dicetak, ditulis, fotokopi, slide, buku, tidak dicetak atau audio-visual
  2. Bahan-bahan dokumen: Dokumenmenggunakan bahan-bahan, misalnya kertas, tanah liat, kayu, daun palem, lembaran besi, batu, bata dan lain-lain, hal ini membantu membentuk dokumen
  3. Proses produksi: Dokumen mengikuti banyak proses kontinuitas membentuknya. Banyak orang terlibat dalam membuat dokumen, seperti penulis, penulis, editor, penerbit, dan lain-lain
  4. Periodisitas: Dokumen tidak selalu diterbitkan. Dokumen diterbitkan dari waktu ke waktu. Bahkan, untuk menulis dokumen baru diperlukan bantuan untuk dokumen lain. Ini disebut periodisitas
  5. Metode publikasi: Dokumen jelas harus diterbitkan
  6. Ukuran: Dokumen yang baik harus memiliki ukuran standar
  7. Bobot: Setiap dokumen memiliki bobot, karena terbuat dari bahan yang berbeda
  8. Layout: Dokumen harus memiliki tata letak fisik
Karakteristik Intelektual/Batin

Meliputi:

  1. Tujuan: Dokumen harus memiliki tujuan yang menentukan kebutuhan informasi tersebut
  2. Konten: Konten yang baik harus didaftar untuk menggambarkan kegunaan dokumen utama
  3. Penulis: Penulis harus menulis dokumen. Penulis bisa satu orang atau banyak orang
  4. Subjek: Sebuah dokumen memiliki subjek yang spesifik dan bermakna ketika diterbitkan
  5. Sumber: Sebuah dokumen harus memiliki sumber dari mana ia dibentuk. Itu berarti, bentuk di mana atau bagaimana informasi ini harus dikumpulkan
  6. Validitas: dokumen ini harus valid untuk waktu tertentu
  7. Gaya Penulisan: Dokumen ini harus mengikuti gaya penulisan standar dan spesifik
  8. Aksesibilitas: Dokumen ini harus mudah digunakan
  9. Struktur: Sebuah dokumen harus memiliki struktur yang menarik pengguna dan meminta perhatian mereka.

Jenis Dokumentasi

Macam Dokumentasi
Jenis Dokumentasi

Berikut ini macam bentuk dokumen secara umum, diantaranya;

  1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

Berdasarkan kegiatannya, dokumen dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

  1. Dokumen Pribadi, yaitu dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah
  2. Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya cek, nota, kuitansi
  3. Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya Undang-Undang, Peraturan Pemerintah
  1. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

Berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:

  1. Dokumen Literer, yaitu dokumen yang tersedia karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Pada umumnya dokumen ini terdapat di perpustakaan). Contohnya buku, majalah, film
  2. Dokumen Korporil, yaitu dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contohnya patung, fosil, dan lain-lain
  3. Dokumen Private, yaitu dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contohnya surat niaga, surat dinas, laporan
  1. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

  1. Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif)
  2. Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private)
  1. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

  1. Dokumen tekstual, yaitu dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contohnya majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
  2. Dokumen nontekstual, yaitu dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
  1. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

Berdasarkan dokumentasi, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

  1. Dokumen Primer, yaitu dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya paten penelitian, laporan, disertasi
  2. Dokumen Sekunder, yaitu dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi
  3. Dokumen Tersier, yaitu dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contohnya buku, teks panduan literatur

Tujuan Dokumentasi

Dokumentasi memiliki beberapa tujuan, diantaranya:

  1. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
  2. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
  3. Mengadakan konferensi seminar publikasi ilmiah
  4. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
  5. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
  6. Membuat dan mengembangkan katalog

Manfaat Dokumentasi

Sedangkan secara umum fungsi dokumentasi, diantaranya;

  1. Menyediakan informasi tekait isi dokumen untuk pengguna
  2. Menyampaikan alat bukti serta data akurat terkait informasi dokumen
  3. Melindungi dan menyimpan fisik dan juga isi dokumen
  4. Menghindari kerusakan pada dokumen
  5. Menyiapkan isi dokumen guna bahan arti penelitian para ilmuwan
  6. Mengembangkan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara
  7. Akan menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi serta jenis data penelitian yang ada didalam dokumen.

Contoh Dokumentasi

Contoh Dokumentasi
Contoh Dokumentasi

Untuk contoh adanya bentuk dokumentasi. Misalnya saja;

  1. Penelitian

Dokumen penelitian yang dibuat dalam bentuk esai pribadi, karya tulis terkait dengan hukum, dokumen organisasi atau bisnis, penelitian atau dokumen historis adalah contoh bentuk dokumen penelitian yang biasanya memanfaatkan objek foto pada saat melakukan penelitian.

Dimana jenis-jenis dokumentasi ini sendiri biasanya dipergunakan oleh individu, organisasi, pemerintah dan perusahaan di bidang-bidang seperti menyusun dan menyajikan penelitian, data, statistik, tujuan kursus, kebijakan, prosedur dan rencana bisnis.

  1. Kegiatan

Dalam kasus struktur profesional atau bisnis. Sebuah dokumentasi tentang kegiatan biasanya diberi label sebagai laporan kegiatan yang menunjukkan bahwa dokumen itu akan memberikan laporan peristiwa. Dari berbagai bidang seperti real estat atau hukum, dokumen dapat mengasumsikan sejumlah klasifikasi lain tergantung pada kontennya termasuk kontrak, ilmiah, atau artefak dalam publikasi agenda tertentu.

Kesimpulan

Dari penjelasan yang dikemukakan, dapatlah dikatakan bahwa dokumentasi sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Disinilah sangat terlihat arti kata dokumen adalah makalah resmi. Sehingga segala jenis catatan, pengalaman, atau pencapaian tertulis, cetak, atau pahat disebut dokumen. Dokumen berisi banyak informasi, dan merupakan segala sesuatu yang dapat disimpan atau diwakili untuk menjadi bukti untuk beberapa tujuan.

Oleh karena itulah dokumen adalah segala bentuk kertas yang digunakan untuk mengkomunikasikan fakta, pengamatan atau informasi sehingga nantinya dapat “diklasifikasikan” yang berarti bahwa itu akan memberikan informasi rahasia kepada beberapa orang terbatas dan berwenang. Dalam bentuk dokumen, itu juga bisa “publik” yang berarti akan menyediakan bahan yang tidak sensitif untuk konsumsi publik.

Demikianlah tadi serangkaian artikel yang memberikan penjelasan secara lengkap kepada segenap pembaca sekalian terkait dengan pengertian dokumentasi menurut para ahli, ciri, jenis, tujuan, manfaat, dan contohnya. Semoga melalui tulisan ini bisa memberikan wawasan serta menambah pengetahuan mendalam.

Gambar Gravatar
Saya mencintai dan suka menulis terkait pendidikan dan penelitian. Semoga tulisan saya ini bisa bermanfaat untuk kalian yang membutuhkannya.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *