Secara umum, dokumentasi merupakan seperangkat dokumen yang disediakan di atas kertas, atau online, atau di media digital atau analog, seperti kaset audio atau CD. Para profesional yang dididik dalam bidang ini disebut sebagai dokumentalis. Bidang ini berubah nama menjadi ilmu informasi pada tahun 1968, tetapi beberapa penggunaan istilah dokumentasi masih ada dan ada upaya untuk memperkenalkan kembali istilah dokumentasi sebagai bidang studi.
Dalam laporan atau makalah penelitian, dokumentasi adalah bukti yang diberikan (dalam bentuk catatan akhir, catatan kaki, dan entri dalam bibliografi) untuk informasi dan ide yang dipinjam dari orang lain. Bukti itu mencakup sumber primer dan sumber sekunder. Untuk memperjelas pemahaman kita tentang dokumentasi, artikel ini akan mengulas tentang pengertian dokumentasi, ciri, jenis, dan cara membuatnya.
Dokumentasi
Dokumen adalah representasi pemikiran yang ditulis atau digambar. Kata dokumen berasal dari bahasa Latin “Documentum” yang artinya pelajaran.
Dalam kamus, arti kata dokumen adalah makalah resmi. Segala jenis catatan, pengalaman, atau pencapaian tertulis, cetak, atau pahat disebut dokumen. Dokumen berisi banyak informasi, dan merupakan segala sesuatu yang dapat disimpan atau diwakili untuk menjadi bukti untuk beberapa tujuan.
Dokumen bervariasi berdasarkan jenis, fungsi dan ukuran. Esai pribadi, dokumen hukum, dokumen organisasi atau bisnis, penelitian atau dokumen historis adalah contoh bentuk dokumen. Jenis-jenis dokumen ini digunakan oleh individu, organisasi, pemerintah dan perusahaan di bidang-bidang seperti menyusun dan menyajikan penelitian, data, statistik, tujuan kursus, kebijakan, prosedur dan rencana bisnis.
Dokumen adalah segala bentuk kertas yang digunakan untuk mengkomunikasikan fakta, pengamatan atau informasi. Ini dapat “diklasifikasikan” yang berarti bahwa itu akan memberikan informasi rahasia kepada beberapa orang terbatas dan berwenang. Dalam bentuk dokumen, itu juga bisa “publik” yang berarti akan menyediakan bahan yang tidak sensitif untuk konsumsi publik.
Dalam kasus struktur profesional atau bisnis, sebuah dokumen diberi label sebagai penelitian yang menunjukkan bahwa dokumen itu akan memberikan laporan peristiwa. Dari berbagai bidang seperti real estat atau hukum, dokumen dapat mengasumsikan sejumlah klasifikasi lain tergantung pada kontennya termasuk kontrak, ilmiah atau artefak.
Dokumentasi dapat memiliki arti yang beragam karena istilah ini dapat digunakan pada berbagai hal dalam konteks yang berbeda. Misalnya, ada perbedaan besar dalam dokumentasi untuk kasus hukum, studi kasus ilmiah, koleksi seni, dan perangkat lunak komputer. Dan dokumentasi dapat mengambil berbagai bentuk bahkan dalam satu konteks.
Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi adalah serangkaian proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, penggunaan dan penyediaan dokumen unttuk mendapatkan informasi, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya pada pengguna.
Ada pula yang mendefinisikan dokumentasi sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.
Dokumentasi memiliki beberapa tujuan, diantaranya yaitu:
- Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
- Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
- Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
- Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
- Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
- Membuat dan mengembangkan katalog.
Sedangkan secara umum fungsi dokumentasi, diantaranya yaitu:
- Menyediakan informasi tekait isi dokumen untuk pengguna.
- Menyampaikan alat bukti serta data akurat terkait informasi dokumen.
- Melindungi dan menyimpan fisik dan juga isi dokumen.
- Menghindari kerusakan pada dokumen.
- Menyiapkan isi dokumen guna bahan penelitian para ilmuwan.
- Mengembangkan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara.
- Akan menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi serta data yang ada didalam dokumen.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
Adapun definisi dokumentasi menurut para ahli, antara lain adalah sebagai berikut;
Paul Otlet
Paul Otlet dalam International Economic Conference 1905, menjabarkan bahwa dokumentasi ialah kegiatan khusus yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
Nurhadi Magetsari, dkk
Dokumentasi ialah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa fakta.
Tung Palan
Dokumentasi ialah catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata.
Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Dokumentasi ialah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
Ciri Dokumentasi
Karakteristik dokumen dalam penelitian terdiri dari dua, yaitu Karakter fisik dan Karakteristik Intelektual atau Batin. Penjelasan lengkapnya adalah sebagai berikut;
Karakteristik Fisik Dokumen
Karakteristik fisik dokumen menentukan tata letak fisik suatu dokumen. Beberapa karakteristik fisik suatu dokumen adalah:
- Sifat dokumen: Setiap dokumen harus memiliki sifat. Dokumen dapat dalam bentuk apa pun, misalnya dicetak, ditulis, fotokopi, slide, buku, tidak dicetak atau audio-visual.
- Bahan-bahan dokumen: Dokumenmenggunakan bahan-bahan, misalnya kertas, tanah liat, kayu, daun palem, lembaran besi, batu, bata dan lain-lain, hal ini membantu membentuk dokumen.
- Proses produksi: Dokumen mengikuti banyak proses kontinuitas membentuknya. Banyak orang terlibat dalam membuat dokumen, seperti penulis, penulis, editor, penerbit, dan lain-lain.
- Periodisitas: Dokumen tidak selalu diterbitkan. Dokumen diterbitkan dari waktu ke waktu. Bahkan, untuk menulis dokumen baru diperlukan bantuan untuk dokumen lain. Ini disebut periodisitas.
- Metode publikasi: Dokumen jelas harus diterbitkan.
- Ukuran: Dokumen yang baik harus memiliki ukuran standar.
- Bobot: Setiap dokumen memiliki bobot, karena terbuat dari bahan yang berbeda.
- Layout: Dokumen harus memiliki tata letak fisik.
Karakteristik Intelektual / Batin suatu dokumen
Ciri intelektual suatu dokumen meliputi:
- Tujuan: Dokumen harus memiliki tujuan yang menentukan kebutuhan informasi tersebut.
- Konten: Konten yang baik harus didaftar untuk menggambarkan kegunaan dokumen utama.
- Penulis: Penulis harus menulis dokumen. Penulis bisa satu orang atau banyak orang.
- Subjek: Sebuah dokumen memiliki subjek yang spesifik dan bermakna ketika diterbitkan.
- Sumber: Sebuah dokumen harus memiliki sumber dari mana ia dibentuk. Itu berarti, bentuk di mana atau bagaimana informasi ini harus dikumpulkan.
- Validitas: dokumen ini harus valid untuk waktu tertentu.
- Gaya Penulisan: Dokumen ini harus mengikuti gaya penulisan standar dan spesifik.
- Aksesibilitas: Dokumen ini harus mudah digunakan.
- Struktur: Sebuah dokumen harus memiliki struktur yang menarik pengguna dan meminta perhatian mereka.
Jenis Dokumentasi
Berikut ini jenis-jenis dokumen secara umum, diantaranya yaitu sebagai berikut;
Dokumen Berdasarkan Kegiatan
Berdasarkan kegiatannya, dokumen dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:
- Dokumen Pribadi, yaitu dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
- Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya cek, nota, kuitansi.
- Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
Berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu:
- Dokumen Literer, yaitu dokumen yang tersedia karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Pada umumnya dokumen ini terdapat di perpustakaan). Contohnya buku, majalah, film.
- Dokumen Korporil, yaitu dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contohnya patung, fosil, dan lain-lain.
- Dokumen Private, yaitu dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contohnya surat niaga, surat dinas, laporan.
Dokumen Berdasarkan Fungsinya
Berdasarkan fungsinya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
- Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
- Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
Dokumen Berdasarkan Sifatnya
Berdasarkan sifatnya, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
- Dokumen tekstual, yaitu dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contohnya majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
- Dokumen nontekstual, yaitu dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
Berdasarkan dokumentasi, dokumen dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
- Dokumen Primer, yaitu dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya paten penelitian, laporan, disertasi.
- Dokumen Sekunder, yaitu dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya disebut juga dengan dokumen bibliografi.
- Dokumen Tersier, yaitu dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contohnya buku, teks panduan literatur.
Demikianlah tadi serangkaian artikel yang memberikan penjelasan secara lengkap kepada segenap pembaca sekalian terkait dengan pengertian dokumentasi menurut para ahli, ciri, jenis, contoh, dan cara membuatnya. Semoga melalui tulisan ini bisa memberikan wawasan serta menambah pengetahuan mendalam.
