Pengertian Laporan Kegiatan, Ciri, Tujuan, Manfaat, Struktur, dan Cara Menulisnya

Pembuatan laporan kegiatan biasanya disampaikan dalam bentuk tulisan yang bisa mempergunakan sejumlah nama kelompok ataupun individual dalam penyusunan kemajuan, pembaruan proyek, atau laporan status. Terlepas dari apapun nama yang digunakan tetapi yang pasti secara keseluruhan laporan kegiatan bisa dikatakan sebagai bentuk komunikasi di lingkungan akademik maupun di tempat kerja yang menjelaskan kemajuan suatu kegiatan atau proyek.

Meskipun laporan aktivitas ini sering kali pendek, pesan informal yang dikirim melalui memo antar kantor atau email yang bisa berupa dokumentasi penting untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan bekerja sama di tempat kerja. Sehingga atas dasar inilah penulisan laporan kegiatan bukanlah untuk membujuk audiens atau memperdebatkan posisi tertentu, akan tetapi sebaliknya, yakni laporan ini ditulis dengan tujuan untuk memberi informasi kepada rekan kerja, karyawan, dan manajer terkait kemajuan atau hambatan yang dihadapi saat mengerjakan suatu kegiatan atau proyek.

Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan bisa dikatakan sangatlah sangat mirip dengan timesheet, hanya saja jauh lebih spesifik untuk memberikan detail lebih lanjut. Sementara timesheet menunjukkan berapa banyak waktu yang dihabiskan seseorang untuk tugas, aktivitas, atau proyek dari daftar yang telah ditentukan sebelumnya, laporan kegiatan berisi perincian yang lebih mendetail tentang apa yang dilakukan orang tersebut secara spesifik.

Pengertian Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan adalah sejumlah informasi yang diberikan kepada atasan dengan tujuan sebagai pertanggung jawaban atas pelaksanaan suatu kegiatan yang telah dilakukan, sehingga pembuatan laporan kegiatan biasanya dilakukan ketika sebuah acara atau kegiatan telah selesai dilaksanakan.

Pengertian Laporan Kegiatan Menurut Para Ahli

Adapun definisi laporan kegiatan menurut para ahli, antara lain;

1. Wardani (2008), Arti laporan kegiatan adalah serangkaian tulisan yang harus berisi informasi dengan didukung oleh data secara tuntas sesuai dengan fakta yang ditemukan serta disusun secara sistematis agar mudah untuk dipahami.
2. Keraf (2001), Definisi laporan kegiatan adalah langkah komunikasi yang harus disampaikan kepada lembaga, organisasi, atau individual sebagai bentuk pertangung jawaban.

Ciri Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan memiliki beberapa karakteristik, diantaranya;

1. Laporan kegiatan tertulis hanya berisi poin utama singkat terkait dengan tugas yang dilakukan, sehingga penerima laporan dapat memahami permasalahan yang terjadi dengan segera.
2. Secara struktural, teks laporan kegiatan terdiri atas tiga bagian yaitu pendahuluan, isi laporan, dan penutup
3. Laporan harus ditulis secara sistematis dan berurutan.
4. Laporan dianggap secara sistematis apabila deklarasi tertulis diatur dalam unit yang saling berhubungan dan berurutan.
5. Laporan dapat lebih lengkap apabila disertai dengan bibliografi atau sumber sastra.
6. Teks laporan kegiatan harus dilengkapi dengan bukti yang memperkuat obyektifitas laporan. Bukti tersebut bisa berupa foto, nota, struk, atau bukti lainnya.
7. Teks laporan menggunakan bahasa yang jelas agar pembaca laporan kegiatan dapat memahami dengan tepat tanpa menimbulkan persepsi.

Tujuan Laporan Kegiatan

Tujuan penulisan dan pembuatan teks laporan kegiatan diantaranya yaitu untuk:

1. Mengidentifikasi atau menggambarkan suatu kegiatan
2. Mendokumentasikan rangkaian dan catatan selama kegiatan berlangsung
3. Menguraikan peristiwa atau tindakan
4. Memenuhi syarat dalam sebuah kesepakatan
5. Menjadi bahan penilaian untuk mempertimbangkan kegiatan yang sama di waktu mendatang
6. Memberikan informasi, fakta, dan kondisi seobjektif mungkin terkait kegiatan yang dilaksanakan
7. Mengambil kesimpulan atas kegiatan yang dikerjakan

Manfaat Laporan Kegiatan

Manfaat yang dapat diperoleh melalui penulisan laporan kegiatan, diantaranya;

1. Sebagai bentuk pertanggungjawaban atas suatu kegiatan yang telah dilaksanakan
2. Sebagai bahan evaluasi untuk pelaksanaan kegiatan selanjutnya
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan atau kebijakan tertentu
4. Sebagai dasar untuk menetapkan pedoman dan instruksi pemimpin
5. Untuk memahami kegiatan pengembangan dan perbaikan proses
6. Sebagai data historis tentang pengembangan unit terkait dan banyak lagi

Struktur Laporan Kegiatan

Struktur teks laporan kegiatan dapat berbeda satu sama lain tergantung pada jenis kegiatan yang dilakukan. Meskipun demikian, secara garis besar struktur laporan kegiatan terdiri atas:

1. Pendahuluan

Bagian pendahuluan dari sebuah laporan kegiatan meliputi:

1. Latar belakang kegiatan, Bagian ini berisi gambaran singkat terkait kegiatan yang telah dilakukan, serta alasan mengapa kegiatan tersebut dilakukan
2. Obyek kegiatan dan strategi pelaksanaan, Bagian ini secara umum menjelaskan pihak mana saja yang terlibat serta bagaimana melaksanakan kegiatan
3. Tujuan, Bagian ini menjelaskan maksud dari kegiatan yang telah dilaksanakan

2. Isi Laporan

Bagian isi laporan kegiatan meliputi:

1. Jenis kegiatan, Bagian ini menjelaskan kegiatan apa yang dilakukan
2. Waktu dan tempat, Bagian ini berisi penjelasan terkait kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan
3. Pelaksana kegiatan, Bagian ini menyebutkan siapa saja yang terlibat dalam kegiatan yang dilaksanakan Pelaksana kegiatan bisa ditulis dalam bentuk susunan kepanitiaan atau susunan kepengurusan dari pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan kegiatan
4. Pelaksanaan kegiatan, Bagian ini memberikan gambaran rinci terkait serangkain kegiatan yang dilakukan
5. Peserta: Pada dasarnya tidak semua kegiatan yang melibatkan peserta. Akan tetapi, apabila melibatkan peserta, maka bagian ini disertakan dengan menuliskan secara garis besar sasaran peserta kegiatan
6. Hambatan dan kesulitan, Bagian ini menjabarkan hal-hal yang menjadi penghambat dan juga kesulitan-kesulitan yang selama kegiatan dilaksanakan
7. Hasil kegiatan, Bagian ini menjelaskan apa saja yang diperoleh setelah kegiatan berlangsung

3. Penutup

Bagian penutup laporan kegiatan meliputi:

1. Kesimpulan dan saran, Bagian ini berisi ringkasan laporan pelaksanaan kegiatan serta saran-saran atas kekurangan atau perbaikan yang dapat menjadi pembelajaran untuk kegiatan lainnya di masa mendatang.
2. Lampiran, Bagian ini berisi bukti kegiatan yang bisa berupa foto, nota, struk, tabel anggaran, bukti transaksi, atau bukti lainnya.

Informasi yang Ditulis dalam Laporan Kegiatan

Perlu kita ketahui bahwa informasi kunci dalam laporan kegiatan mencakup:

1. Informasi proyek

Setiap laporan kegiatan harus menyertakan informasi kunci yang mengidentifikasi kegiatan/proyek, semua anggota tim, dan status terkini tentang kemajuan proyek (misalnya, “kami baru memulai kegiatan”, “kami sudah setengah jalan dalam mendapatkan hasil dari kegiatan”, atau ” kami sedang melakukan finalisasi pada kegiatan yang kami lakukan”).

2. Tugas proyek

Selain detail pengidentifikasian seperti yang telah dijelaskan di atas, laporan kegiatan harus menjelaskan tugas kegiatan/proyek yang telah diselesaikan, tugas yang saat ini sedang berlangsung, dan tugas apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek secara tepat waktu. Informasi ini harus mengkomunikasikan apa yang sedang dikerjakan oleh setiap anggota tim untuk mempercepat komunikasi dalam menyelesaikan kegiatan/proyek.

3. Penjelasan terkait tantangan apa pun

Laporan kegiatan harus mengidentifikasi setiap tantangan yang dihadapi, dengan referensi khusus untuk tindakan yang mungkin dapat mengurangi atau menghindari hambatan ini di masa depan. Menjelaskan kesulitan yang terjadi juga akan memberikan alasan untuk pengkondisian jadwal proyek dan apakah itu dipertahankan atau dimodifikasi.

Membiarkan manajer dan rekan karyawan mengetahui kesulitan juga memberikan celah bagi kita untuk meminta sumber daya tambahan, waktu, atau bantuan dalam pekerjaan yang akan datang.

Cara Menulis Laporan Kegiatan

Dalam menulis atau menyusun laporan kegiatan, terdapat beberapa tips yang perlu kita lakukan agar dapat menghasilkan laporan kegiatan yang baik, diantaranya yaitu sebagai berikut:

1. Memperhatikan bagian yang harus ada dalam laporan kegiatan

Di atas telah disebutkan struktur laporan kegiatan yang secara garis besar terdiri atas pendahuluan, isi, dan penutup. Akan tetapi, secara lebih lengkap bagian-bagian yang harus ada dalam laporan kegiatan meliputi:

1. Kata Pengantar
2. Daftar Isi
3. Daftar Tabel
4. Daftar Gambar
5. Daftar Lampiran
6. Bab I Pendahuluan
7. Bab II Isi
8. Bab III Kesimpulan dan Saran
9. Daftar Pustaka
10. Lampiran

2. Menggunakan bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)

Laporan kegiatan yang baik harus sesuai dengan EYD, serta menggunakan bahasa yang formal dan informatif agar dapat merangkum seluruh isi kegiatan dalam laporan yang sesuai dengan keinginan atasan dan pihak sponsor, sehingga di masa mendatang mereka dapat mempercayakan lagi kegiatan yang serupa.

3. Melengkapi laporan kegiatan dengan foto atau hasil dokumentasi

Bukan hanya bahasa yang harus sesuai EYD, laporan kegiatan yang baik juga harus menyertakan foto-foto atau dokumentasi hasil kegiatan.

Foto dapat menjadi gambaran nyata sekaligus berguna sebagai narator yang mendeskripsikan seluruh rangkaian kegiatan. Ingat bahwa jita harus memiliki foto yang bisa bercerita dan merekam momen terpenting untuk disertakan pada laporan kegiatan.

4. Menguraikan kesulitan dan hambatan

Pastinya kita tahu bahwa semua bentuk kegiatan akan memiliki kesulitan dan hambatan tersendiri. Kita harus tetap menuliskan dengan jelas kesulitan maupun hambatan yang terjadi agar bisa memberikan kesimpulan dan saran yang tepat pada Bab III.

5. Melakukan editing ulang sebelum laporan kegiatan dicetak

Sebelum laporan kegiatan dicetak, perlu untuk diperiksa dan dibaca kembali dari awal hingga akhir. Lakukan pula proses pengeditan dan revisi untuk menyempurnakan laporan kegiatan yang kita susun.

Contoh Laporan Kegiatan

Sebagai pelengkap. Untuk adanya contoh laporan kegiatan. Misalnya saja;

1. Sekolah

Prihal ini untuk laporan kegiatan sekolah misalnya saja mengadakan latihan kepemimpinan untuk siswa ataupun mahasiswa, yang dilakukan oleh organisasi tertentu. Maka, setelah proses kegiatannya telah dilakukan demi menjaga kredibilitasnya maka ia wajib untuk membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan kepada pihak yang berwenang.

Demikianlah saja artikel yang bisa dibagikan. Terkait dengan pengertian laporan kegiatan menurut para ahli, ciri, tujuan, manfaat, struktur pembuatan, bagian, contoh, dan cara untuk menulisnya.