6 Manfaat Dokumentasi dalam Berbagai Bidang

Diposting pada

Manfaat Dokumentasi

Diakui ataupun tidak, sejtidanya terdapat beberapa manfaat utama yang dapat diketahui untuk mengilustrasikan mengapa dokumentasi menjadi hal yang penting untuk dilakukan. Baik dalam bidang pendidikan, keperawatan, pengelolaan jenis data penelitian, dan lain sebagainya.

Namun pastinya, dalam sistem pelayanan informasi adanya bentuk dokumen menjadi pedoman dalam proses penyusunan laporan penelitian maupun penilaian dalam suatu bentuk program.

Dokumentasi

Dalam kaitannya dengan pengembangan produk perangkat keras dan perangkat lunak komputer istilah dokumentasi menjadi bagian daripada adanya informasi yang menjelaskan produk kepada penggunanya. Sehingga prihal ini dokumen terdiri dari manual teknis produk dan informasi online (termasuk versi online dari manual teknis dan deskripsi fasilitas bantuan).

Pastinya, dokumentasi dapat didefinisikan sebagai suatu bentuk aktivitas khusus yang berupa pengolahan, pengumpulan, penemuan kembali, penyimpanan, dan penyebaran dokumen.

Manfaat Dokumentasi

Manfaat adanya dokumentasi dalam berbagai bidang, antara lain:

  1. Pengendalian kualitas dan proses

Dokumentasi mendorong berbagi pengetahuan, yang memberdayakan suatu tim untuk memahami bagaimana proses bekerja dan seperti apa proyek yang sudah selesai biasanya. Dengan sumber daya tersebut, anggota suatu tim tidak perlu menjadi pembaca pikiran untuk menjaga konsistensi proyek berulang seperti laporan bulanan atau presentasi triwulanan.

  1. Dapat dibandingkan versi ke versi

Dengan dokumentasi terperinci, peningkatan proses dapat dilacak dari versi ke versi. Ini berarti bahwa manajemen akan memiliki 3 hingga 4 proses dan kinerja sebelumnya bersama dengan proses dan kinerja saat ini. Dengan demikian, pihak manajemen dapat melihat perubahan apa yang memberikan hasil terbaik. Langlah ini akan memberi tahu mereka apa yang berhasil mereka lakukan dan mereka dapat terus melakukannya.

  1. Mengurangi duplikasi

Perusahaan yang menggunakan dokumentasi untuk membuat katalog proyek sebelumnya, mengumpulkan penelitian, dan berbagi keputusan mendapat manfaat dengan mengurangi pengerjaan ulang yang membuang waktu berharga yang dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan penting lainnya.

Dengan dokumentasi yang ada, kita dapat merujuk ke pekerjaan sebelumnya dan belajar darinya, daripada mengulanginya lagi dengan hasil yang sama.

  1. Membuat perekrutan dan orientasi jadi lebih mudah 

Dalam suatu tim pada proyek atau pekerjaan tertentu tentunya ada kemungkinan besar terjadi perubahan anggota. Saat ada anggota tim baru, periode orientasi bisa menjadi hal yang menakutkan, baik untuk tim yang sudah ada maupun untuk anggota tim yang baru tersebut.

Akan tetapi, melalui dokumentasi, anggota tim yang baru akan memiliki segala macam panduan, arahan, dan catatan bermanfaat yang dapat mereka rujuk saat mereka melakukan peran baru mereka. Selain itu, mereka dapat menggunakan sumber daya tersebut untuk menjawab pertanyaan mereka dan mulai mencari tahu secara mandiri.

  1. Satu sumber kebenaran membuat semua orang lebih pintar

Di tempat kerja, kita cenderung memperlakukan pengetahuan kita sebagai mata uang. Jika kita adalah orang dengan semua jawaban, itu memberi kita rasa aman, seolah-olah kita adalah orang yang paling tak tergantikan dalam tim kita, bahkan mungkin kita berasumsi bahwa berbagi keahlian akan membuat kita kurang berharga.

Oleh karena itulah mengapa tidak mengherankan bahwa satu survei menemukan bahwa 60% karyawan mengalami kesulitan untuk membuat rekan kerja mereka berbagi informasi yang penting untuk pekerjaan mereka.

Dokumentasi meningkatkan pengetahuan kolektif semua orang yang bekerja dengan kita. Saat berbagi informasi menjadi norma di tim kita, kita akan mendapat manfaat dari peningkatan transparansi dan budaya yang lebih kolaboratif dan strategis.

  1. Tidak ada ambiguitas operasional

Alasan pertama dan terpenting untuk mendokumentasikan proses apapun adalah fakta bahwa dokumentasi dapat mengurangi ambiguitas operasional.

Apabila suatu ketika ada kebingungan mengenai siapa yang seharusnya melakukan apa atau praktik terbaik apa yang mengikuti tugas yang perlu dilakukan, seseorang dapat melihat dokumen yang ada untuk menyelesaikan tugasnya.

Dokumen-dokumen tersebut bertindak sebagai penyimpan pengetahuan organisasi kolektif mengenai proses dan dapat diakses oleh siapa saja pada saat dibutuhkan.

Nah, itulah saja artikel yang bisa dibagikan pada semua kalangan berkenaan dengan manfaat dokumentasi yang ada dalam berbagai bidang kehidupan. Semoga saja mampu memberi wawasan bagi kalian semuanya yang sedang membutuhkannya.

Gambar Gravatar
Saya mencintai dan suka menulis terkait pendidikan dan penelitian. Semoga tulisan saya ini bisa bermanfaat untuk kalian yang membutuhkannya.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.